Ưu và nhược điểm khi thiết kế văn phòng mở

Thiết kế văn phòng mở phù hợp là một tài sản vô giá cho doanh nghiệp của bạn. Nó cung cấp cho nhân viên một môi trường hiệu quả, để làm việc trong khi bồi dưỡng một nền văn hóa tích cực trong công ty tích cực trong quá trình này. Mặc dù có vô số cách để thiết kế một văn phòng, nhiều doanh nghiệp sử dụng bố cục mở cho văn phòng của họ. Vì vậy, những lợi thế và bất lợi của một văn phòng mở là gì?

Giải thích về thiết kế văn phòng mở

Một thiết kế văn phòng mở là một bố trí văn phòng được đặc trưng bởi sự hiện diện của không gian rộng lớn với ít hoặc không có tường hoặc cấu trúc phân vùng. Trong quá khứ, các văn phòng thường được thiết kế bằng cách sử dụng tủ, với mỗi công nhân có buồng riêng của mình. Bây giờ, một số lượng ngày càng tăng của các doanh nghiệp đã chuyển sang một thiết kế mở, trong đó có một hoặc nhiều không gian mở lớn hơn là tủ quần áo. Việc thiếu các bức tường cung cấp một phương pháp giao tiếp tốt hơn cho nhân viên và cũng làm tăng tinh thần đồng đội bằng cách không cảm thấy “có tường rào”.

Đặc điểm của một thiết kế văn phòng mở bao gồm:

  • Không gian mở rộng
  • Ít hoặc không có khoảng trống kèm theo
  • Ít hoặc không có vách ngăn
  • Công nhân có thể dễ dàng nhìn thấy nhau
  • Bàn làm việc và bàn làm việc ngắn

Lịch sử thiết kế văn phòng mở

Mặc dù gần đây nó đã trở nên phổ biến ở nơi làm việc hiện đại, nhưng các văn phòng mở đã tồn tại trong nhiều thập kỷ. Trong nửa đầu của thế kỷ 20,văn phòng mở được thiết kế với những hàng ghế, bàn và ghế. Trong những năm 1950, một nhóm thiết kế người Đức tên Quickborner đã mở rộng thiết kế này để phát triển những gì cuối cùng sẽ trở thành thiết kế văn phòng mở hiện đại. Quickborner tin rằng việc loại bỏ các bức tường trong một văn phòng sẽ cho phép người lao động giao tiếp hiệu quả hơn với nhau, vì vậy họ đã tạo ra một thiết kế bao gồm các nhóm làm việc trong không gian mở rộng.

Tính phổ biến của thiết kế văn phòng mở

Thiết kế văn phòng mở đã trở nên cực kỳ phổ biến. Trong khi con số chính xác vẫn chưa được biết, một báo cáo được xuất bản bởi The Washington Post cho thấy rằng 70% của tất cả các không gian văn phòng thương mại tại Hoa Kỳ sử dụng bố cục này. Cho dù đó là Google, Apple, Amazon hay Netflix, giờ đây, vô số công ty sử dụng thiết kế văn phòng mở. Với mức độ phổ biến mới cho các văn phòng mở, không nên ngạc nhiên khi biết rằng nó mang lại nhiều lợi ích.

ưu điểm của văn phòng mở

Ưu điểm: Giao tiếp dễ dàng hơn

Quickborner đã tạo ra thiết kế văn phòng mở vì tin rằng nó sẽ cải thiện sự giao tiếp giữa người lao động. Với các phòng truyền thống và phòng riêng, người lao động thường phải đi bộ qua văn phòng để nói chuyện với các công nhân khác. Điều này cần có thời gian, có thể được sử dụng cho các tác vụ khác, hiệu quả hơn (chúng ta sẽ làm được điều đó sau). Tuy nhiên, thiết kế văn phòng mở cho phép người lao động giao tiếp dễ dàng và hiệu quả hơn. Nếu một công nhân muốn hỏi một nhân viên khác một câu hỏi, họ có thể đứng lên và yêu cầu nó. Điều này là quan trọng bởi vì một nghiên cứu được xuất bản bởi Harvard Business Review (HBR)thấy rằng các công ty giao tiếp hiệu quả tạo ra lợi nhuận cao hơn 47% so với các đối tác có kỹ năng giao tiếp kém. Khi người lao động có thể dễ dàng giao tiếp với nhau, họ có thể khắc phục sự cố, phân công nhiệm vụ và hoàn thành dự án nhanh hơn.

Nhược điểm: Đó là ồn ào

Một khiếu nại phổ biến được chia sẻ bởi các nhân viên làm việc trong một văn phòng mở là nó mất tập trung. Không có tường hoặc không gian kín, tiếng ồn có thể di chuyển tự do hơn khắp văn phòng. Và xem xét rằng tiếng ồn là nguyên nhân phổ biến nhất được trích dẫn của công việc không hiệu quả, theo một cuộc khảo sát của hơn 11,000 nhân viên, điều này có thể ngăn cản một số chủ doanh nghiệp sử dụng một thiết kế văn phòng mở.

Tiếng ồn liên tục của máy tính, thiết bị và nhân viên nói chuyện có thể gây mất tập trung, nhưng điều này sẽ không ngăn cản bạn sử dụng bố cục mở trong văn phòng của bạn. Có nhiều cách để giảm tiếng ồn trong một văn phòng mở, bao gồm những điều sau đây:

  • Đặt thảm làm bằng vật liệu hấp thụ âm thanh trên sàn
  • Chỉ định các khu vực cụ thể của văn phòng của bạn là “khu vực yên tĩnh”
  • Yêu cầu công nhân giảm âm lượng trên máy tính và thiết bị của họ
  • Lắp đặt tấm trần âm thanh
  • Thêm các nhà máy container trong văn phòng của bạn để tiếp tục hấp thụ âm thanh
  • Khuyến khích người lao động nói nhẹ nhàng
  • Yêu cầu nhân viên bước ra ngoài để nói chuyện khi thực hiện hoặc nhận cuộc gọi cá nhân
  • Sử dụng máy tiếng ồn trắng để giảm tiếng ồn

Ưu điểm: Tăng cường sức mạnh Wi-Fi

Một ưu điểm khác của việc sử dụng thiết kế văn phòng mở là tăng cường độ mạnh Wi-Fi. Thế hệ công nghệ Wi-Fi hiện tại mất sức mạnh khi tín hiệu đi qua các bức tường hoặc các cấu trúc vật lý khác. Do đó, công nhân trong văn phòng truyền thống có thể gặp tốc độ chậm hoặc bị ngắt kết nối. Đây không phải là vấn đề với các văn phòng mở. Nhờ tính chất mở của chúng với ít hoặc không có tường, tín hiệu Wi-Fi mạnh hơn và đáng tin cậy hơn. Nếu nhân viên trong văn phòng của bạn dựa vào Wi-Fi để gửi và nhận email, chia sẻ tệp, truy cập cơ sở dữ liệu hoặc các công nghệ thông tin (CNTT) khác, bạn nên xem xét thiết kế văn phòng mở vì lý do này.

Nhược điểm: Không bảo mật

Văn phòng mở thiếu sự riêng tư, người lao động có ít hoặc không có quyền riêng tư trong các văn phòng mở. Một nghiên cứu được tiến hành vào năm 2013, cho thấy gần một phần ba công nhân ở các văn phòng mở không hài lòng với cách bố trí này vì thiếu sự riêng tư. Với văn phòng truyền thống, nhân viên có trạm cá nhân riêng của họ. Điều này mang lại cho người lao động một khu vực riêng tư nơi họ không bị theo dõi liên tục. Mặt khác, các văn phòng mở lại thiếu sự riêng tư này.

Tuy nhiên, như tiếng ồn, có nhiều cách để khắc phục vấn đề này và cung cấp cho người lao động sự riêng tư. Bạn có thể đặt các bảng trắng lớn, ví dụ, giữa các bàn làm việc hoặc bạn có thể tạo không gian cộng tác trong phòng phụ tùng. Ngoài ra, bạn có thể tạo bố cục bán mở có cả không gian mở và không gian kín.

Nếu bạn lo lắng về việc thiếu sự riêng tư gây ra sự không hài lòng giữa các công nhân, hãy yêu cầu họ cung cấp thông tin đầu vào của họ. Bạn có thể có cái nhìn sâu sắc có giá trị vào suy nghĩ của nhân viên bạn về một thiết kế văn phòng mở chỉ đơn giản bằng cách hỏi.

Ưu điểm: Năng suất cao hơn

Bạn có thể dể dàng nhận ra rằng nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong một văn phòng mở. Một thiết kế văn phòng mở thực sự có thể làm cho người lao động hiệu quả hơn theo nhiều cách. Đầu tiên, người lao động có thể giao tiếp dễ dàng hơn. Thứ hai, sức mạnh Wi-Fi được cải thiện có nghĩa là ít vấn đề về CNTT hơn. Thứ ba, các văn phòng mở dễ điều hướng, cho phép người lao động nhanh chóng đi qua nơi làm việc.

>>Đọc thêm: http://banghechinhhang.com/lam-cach-nao-de-mua-mot-chiec-ghe-ergonomics-tot/

ưu và nhược điểm của văn phòng mở

Nhược điểm: Ít tùy chọn thiết kế hơn

Bạn sẽ có ít tùy chọn thiết kế hơn với bố cục mở. Điều này không nhất thiết có nghĩa là bạn không thể tạo thiết kế độc đáo, tùy chỉnh phản ánh chính xác văn hóa của doanh nghiệp bạn. Thay vào đó, bạn phải chọn đồ nội thất và phụ kiện trang trí phù hợp. Tránh đồ nội thất và phụ kiện chung, chất lượng thấp không mang lại giá trị thẩm mỹ thực sự. Thay vào đó, hãy thiết kế văn phòng mở của bạn với ghế, bàn và các mặt hàng chất lượng cao khác.

Một cách khác để cải thiện tính thẩm mỹ của văn phòng mở của bạn là sơn các bức tường bằng màu đậm, hấp dẫn. Màu da trời và xanh lá cây là cả hai lựa chọn phổ biến cho thiết kế văn phòng. Xanh da trời được cho là tạo ra sự sáng tạo và trí tưởng tượng, trong khi màu xanh lá cây làm tăng năng suất và cân bằng. Bạn có thể sử dụng các màu khác trong thiết kế của văn phòng của bạn, nhưng màu xanh lá cây và màu xanh da trời là sự lựa chọn tuyệt vời vì tác động tâm lý của chúng.

Ưu điểm: Chi phí thấp hơn

Văn phòng mở thường chi phí ít hơn để thiết kế hơn so với các văn phòng truyền thống có buồng và phòng kín.Các văn phòng mở có giá thấp hơn khoảng 20% ​​so với các đối tác truyền thống. Các văn phòng mở được đặc trưng bởi cách tiếp cận tối giản của chúng với ít đồ nội thất nhỏ hơn, vì vậy bạn sẽ tiêu ít tiền hơn cho đồ nội thất khi tạo ra chúng.

Ngoài chi phí ban đầu rẻ hơn, bạn cũng sẽ tiết kiệm chi phí sưởi ấm và làm mát với thiết kế văn phòng mở. Với thiết kế văn phòng truyền thống, hệ thống sưởi ấm, thông gió và làm mát (HVAC) có thể phải vật lộn để cung cấp không khí nóng hoặc làm mát cho từng trạm nhân viên. Điều này có nghĩa là một hóa đơn điện hàng tháng cao hơn và tăng chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Cách bố trí mở có thể làm giảm hóa đơn tiền điện hàng tháng của doanh nghiệp bạn bằng cách cho phép không khí được làm nóng và làm mát tự do chảy qua văn phòng của bạn.

Hơn nữa, văn phòng mở dễ bảo trì hơn văn phòng truyền thống. Bạn không phải lo lắng về bụi bẩn và làm sạch vách ngăn, do đó tiết kiệm tiền cho bạn về các sản phẩm làm sạch và lao động. Tất nhiên, bạn vẫn nên làm sạch đồ nội thất trong văn phòng mở của bạn, nhưng có thể bạn sẽ thấy rằng nó dễ dàng hơn và rẻ hơn để làm sạch vì tính chất đơn giản của nó.

Nhược điểm: Vi trùng

Một bất lợi tiềm năng của các văn phòng mở thường bị bỏ qua là tiếp xúc với mầm bệnh. Nó không phải là một cái gì đó mà hầu hết các nhân viên muốn suy nghĩ về. Một số nguồn tin cho rằng bàn trung bình có vi trùng gấp 400 lần so với chỗ ngồi nhà vệ sinh. Cho dù đó là bàn làm việc, điện thoại, bàn phím máy tính hay cốc cà phê, dù vi trùng có ở mọi nơi trong văn phòng. Và với cách bố trí mở, nhân viên có nhiều khả năng tiếp xúc với các vi trùng này hơn. Thật không may, điều này có nghĩa là tăng tỷ lệ mắc bệnh lao động.

Thống kê cho thấy năng suất bị mất từ ​​bệnh nhân lao động khiến các doanh nghiệp mất khoảng 227 tỷ đô la mỗi năm. Khi công nhân bị bệnh, họ sẽ gọi hoặc cố gắng làm cho nó qua ngày. Khi một nhân viên gọi ra, bạn phải tìm một sự thay thế tạm thời để che đậy sự thay đổi của mình. Khi một nhân viên bệnh vẫn tiếp tục làm việc, họ có thể sẽ không làm việc hiệu quả. Dù bằng cách nào, bệnh của nhân viên cũng có thể làm tổn thương tài chính của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn định sử dụng thiết kế văn phòng mở, hãy thực hiện các biện pháp để giảm thiểu sự lây truyền vi trùng. Đặt nước rửa tay trong văn phòng của bạn sẽ cho phép người lao động dễ dàng làm sạch tay. Còn được gọi là thuốc khử trùng tay, nó sẽ diệt vi trùng gây nhiễm trùng khi tiếp xúc. Theo Tổ chức Y tế Thế giới (WHO), nước rửa tay có chất cồn là một trong những cách an toàn và hiệu quả nhất để kiểm soát nguy cơ lây nhiễm.

Bạn cũng có thể giảm nguy cơ mắc bệnh truyền nhiễm ở một văn phòng mở bằng cách làm sạch bề mặt bẩn thường xuyên. Những thứ như nút thang máy, điện thoại, tay nắm cửa và các nút máy bán hàng tự động đều được xếp hạng là bề mặt bẩn nhất trong văn phòng. Tuy nhiên, làm sạch chúng thường xuyên sẽ trung hòa vi trùng gây nhiễm trùng và bảo vệ người lao động khỏi bệnh tật.

Ưu điểm: Ánh sáng tự nhiên hơn

Cuối cùng, bố cục mở sẽ tăng lượng ánh sáng tự nhiên trong văn phòng của bạn . Khi các bức tường bên trong được loại bỏ, ánh sáng tự nhiên sẽ chiếu sáng văn phòng của bạn hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể kéo rèm mở ra để ánh sáng mặt trời chiếu qua cửa sổ và chiếu sáng toàn bộ văn phòng của bạn. Khi ánh sáng mặt trời chiếu qua cửa sổ, nó có thể chiếu khắp toàn bộ văn phòng của bạn nhờ thiết kế cơ bản của các văn phòng mở.

Công nhân sẽ đánh giá cao ánh sáng tự nhiên được cung cấp bởi một thiết kế văn phòng mở. Tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên làm tăng chức năng nhận thức, làm giảm mức độ căng thẳng và thúc đẩy thói quen ngủ khỏe mạnh. Để tận dụng lợi thế của những lợi ích này, hãy xem xét một thiết kế văn phòng mở với rèm cửa sổ và rèm cửa của bạn mở ra.

Trước khi chuyển sang một thiết kế mở trong văn phòng của bạn, bạn nên xem xét những ưu điểm và nhược điểm của nó. Thiết kế văn phòng mở cung cấp thông tin liên lạc của nhân viên được cải thiện, cải thiện năng suất, Wi-Fi tốt hơn, nhiều ánh sáng mặt trời tự nhiên hơn và các lợi ích tiết kiệm chi phí. Mặt khác, một số công nhân phàn nàn về tiếng ồn, thiếu sự riêng tư và vi trùng trong các văn phòng mở. Nếu bạn đang ở trên hàng rào và không thể quyết định xem nó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không, hãy thử dần dần thích nghi với bố cục mở. Nếu bạn gặp kết quả tiêu cực, bạn có thể dễ dàng hoàn nguyên văn phòng của mình về bố cục trước đó.

Tác giả: Nguyễn Thảo

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *